在交報告的時候，很多人就會有這樣的問題：「我們的工作分配是這樣，大家有沒有問題？」大家的回答很一致的說：「沒有問題。」到了半個月後的死線前兩天，群組訊息發出：「不好意思...最近比較忙，可能要再延個一天ＱＱ」於是大家只能熬夜把作業拼出來，完成這個很雜亂又急急忙忙趕出來的任務。
最後，大家就會開始抱怨遲交的組員，組員會覺得自己沒辦法完成事情，開始自暴自棄，最後組內就慢慢產生了爭議，一個原本和諧的組，因此破碎了。其實，不一定真的是組員能力不足，而是：
有些點大家在下意識就忽略了，有下列幾個可能的點：
第一：對於這個團隊沒有認同感
很多人會參加某個專案或是報告，有些時候是因為大家被迫，或是只是工作需求，因此對於這個專案並沒有一定的使命感，也沒有對於自己所做的工作覺得有意義。在沒有認同感的情況下，只會尋求完成這個任務；甚者，他們會盡量能拖則拖，甚至是消失等其他人出來完成。
怎麼解決：
讓他們知道做這個可以學到什麼，這時「溝通」就變得非常重要——必須先讓大家知道，如果完成這個任務，可以從這個任務之中學到什麼內容。就算這個任務只是許多瑣碎的工作，也可以從中學到關於時間管理、任務時程的控制，甚至是認識彼此的想法，都是在做這個任務時可以從中學到的。
如果這個專案很重要，也很值得做，讓組員了解自己做的事「有什麼樣的意義」，會讓之後的推進有非常大的影響。其實，大家做一件事也會希望尋求滿足與榮譽感，讓每個人知道自己做的事有意義，能夠對他們自己的人生有一定的影響，這會是一開始最要完成偉大的任務最重要的事情。
第二個：對於時間估計不佳
我們會習慣把完成的時間就設定為死線，或是還會習慣在報告前加上幾天作為緩衝，但是這樣的規劃，如果在自己的完成速度沒有很清楚的了解，其實是很容易延期的。為什麼？
這樣顯而易見的錯誤其實筆者也很常犯錯，因為人類其實是很不擅長估算時間的，大腦會自動把類似的資訊當成可參照的資訊，並下意識的沿用在時間上的估計，但是每個人的經驗都不一樣，於是每個人估出來的時間就不一樣，所以當大家在不完全明瞭內容的情況下，延期也就不怎麼意外。
怎麼解決：
本身對於自己的速度估計不佳，因此我們要先在開始任務前進行 WBS 工作分析（主要用於不會快速改變需求的專案），並在前面分析與工作分派要花更多的心力去完成，而非只是單純平分工作內容。之後在時限前加上一些緩衝時間，並在完成一部分的任務後，核對每個工作所需要的時間，如果發現時間的估計有誤差，就要及時修正。
第三個：想太多，等規劃完時間就花去一半了
在一開始，我們通常會對一個好的專案有美好的想像，或者是，對於不好的專案不知道從何下手，所以在前置與前面的構想，就可能不小心
怎麼解決：
有輸入才能有輸出，有了核心概念就先去做，不好再修正。單純思考或者只是一味的想做好，是沒辦法有好的產出，因為——只有實際去做了，才知道哪裡是自己需要努力去改善的問題，單純的思考不能解決問題，思考要配合行動才有效果。
當發生狀況時，要先釐清自己不會的部分是哪裡？哪個部分是自己不知道怎麼下手？這些都要在遇到事情時邊做邊解決，但是重點是——不管如何，開始做才能有結果。
還有一點，就是明確設定到底要完成什麼，目標最重要（可以參考：每一次的分工都是災難——大家所忽略的溝通成本）在偏離目標的情況下，做了再多如果不能達到目標，都是單純的浪費時間。
有些人就會說，我被這塊本身就沒有接觸，當然一開始做得慢又不好啊。所以，這就是一開始分組時，大加只是平均分配工作，因而造成大家覺得只必須完成份內的工作。然而，有些人對於份內的工作不熟，因為工作分配後又不敢跟其他的組員說明，只能一直拖下去，導致最後無法產出。
如果組長或專案負責人又只是簡單的詢問，會導致組員不會主動講出進度，只能私下抱怨或是，更糟的事，在最後死線前雙手一攤，表示做不完需要更多時間。
因此，在面對這樣的問題，專案管理人需要更多的時間在一開始的溝通上，對於每個組員的需要花更多的時間了解「他們知不知道怎麼做」，以及去定義我們要完成什麼樣的任務，以及對於時間的估計，需要花更多的心力去努力規劃，才能在時間到前，順利地交出手上的專案。
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