每一次的分工都是災難——大家所忽略的溝通成本

    我們總是習慣用等分的方式，讓每一個人都有一定量的工作，但這樣，真的會因此變快嗎？究竟我們加上的是效率，還是只是冗的時間？

    一開始的分工，其實就是要減少我們之間的溝通成本，我們可能因為很多因素，沒有辦法培養一個完整的團隊，讓一套好的管理流程能夠順暢運作，因此，我們就要注重在減少溝通的成本上，成敗，常常就在這個地方。

    大家可能都聽過一個遊戲，就是在讓第一個人看一樣物品，之後只能用形容的方式讓後面的人知道那是什麼，最後看看尾端的人是否能正確猜出物品。我們都知道這個遊戲的有趣之處，在於越後面的人越難知道前面的人形容的是人麼樣的東西，那麼，如果這樣的遊戲發生在辦活動的溝通時呢？

    舉例來說：今天我們一個 20 人的小組，要製做關於宿營規劃，想到我們一開始的直覺一定是把所有工作都列出來，之後依據所有人的能力去平均分配工作，一人一個坑，資訊就像瀑布一樣，從上面的計畫順流而下，如果中途改變要求，那就要讓所有人在重新跑一次那個流程，如果有跨組的溝通出現，一定就像是下圖一樣的千絲萬縷，每個人都必須要有良好的管理能力，不然哪一條線如果忘記連起，之後的災難就會慢慢累積，最後，一次的大改動，就會讓某些衝突發生。

我們直覺上的工作分配可能呈現的溝通管道會像是：

但是我們希望的應該是：

    我們會忽略一開始看似最簡單工作，其實是開始好的流程的第一步。好的流程應該是可以非常快速的完成一輪產出，並可以因應一些突發狀況或是需求而更動，也不會因為過多的溝通而產生許多無用的文件，不會因為人數的增加，而降低整體的推進速度。

那麼，我們要怎麼修正這個問題，可以舉一個大家常見到的活動例子：

    如果今天我們需要辦一個大型的表演活動（例如成發），我們最常的分配方式就是先選出個兩個總、副召，再選出活動、公關、行政（場地有時也會算在裡面）、攝影等等。再來，我們就會讓活動去撰寫企劃，之後開出需要給其他的組別，同時讓行政配合活動運作，公關也是配合活動的主題運作。

    我們現在回來想一下，這樣的編排方式，讓你覺得很有可能會吵架的點在哪裡？我們可以從前面的例子說明，如果傳達的距離越遠，我們得到的資訊就會越模糊，所以在一開始，我們活動所想出的表演需要的道具，會有一次的溝通，再來這樣的道具如果其他組也需要，那就會再多一次的溝通。那現在，請讀者想像一個情況，如果活動 A 大改了一部分的企劃，讓某個道具需要被修改，但是那組的活動人員恰好還沒另一組也需要這個道具的人說，因此美宣調度人力，依照活動 A 的需求改動後，活動 B 才發現道具被改了，這裡就產生了衝突，現在活動 B 是要再請美宣再做一次原本需求的道具，還是變成要改自己的企劃？這時如果又來個驗收，總召發現原本應該要的道具出不來，這個問題是要由誰來承擔？

    上面這個問題這就是資訊不透明，以及溝通管道過多產生的問題。而 Scrum 的白板工作（會於之後的文章說明 Scrum 的基礎運用）就是為了減少因透明度以及溝通成本而產生的問題。如果在一開始我們就讓所有美宣的工作需求放到大家都可以查閱的平台上（別在使用 FB 了，那只會增加困擾，嘗試去使用新的工具），並讓大家隨時確認整體的見度，或是把一個美宣與活動拉成一個工作團隊，讓溝通的管道可以減少，那以上的改動是否就不會讓資訊的不透明造成許多溝通上的不一致，導致在時間緊迫的情況下，大家必須熬夜才能完成工作呢？

    好的流程其實並不難，但是缺少的是有意識地去改變。大多數的人還是習慣於瀑布式的流程，因此常常改變的成效並不大，甚至還會造成一些人的反彈，而且好的流程改善必定需要一定的時間修正與學習。但是，大家都遵循的方式真的是最好的方式嗎？很多時候我們以為最簡單的既定印象，其實正是把自己絆倒的原因。

    下次，在做相同活動時，停下來好好思考，這樣的分配合理嗎？我們會不會花非常多的時間溝通？究竟這樣的分工是把事情做得最好，還是只是為了讓大家有事做？


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