一個好的活動怎麼完成？從小活動一個一個完成—從辦活動淺談 WBS 的專案作法

    「怎麼辦？下個禮拜的表演就要出來了，可是我們好像還沒還少了一些東西沒準備，而且也不知道能不能如期完成...」上面的場景是不是似曾相識？
我們每次表演的活動，因為有了之前學長姐的 SOP(Standard Operation Procedure, 標準執行程序) ，所以都會想要照著做，但是，通常都會都忽略掉每一個活動，都有自己的獨特性，畢竟，辦活動的還是我們這一群人。

    我們先來定義 WBS(Work Breakdown Structure，以下簡稱WBS)，是用來描述整個專案全貌的工具，分解整個專案，把一個看似巨大的專案，分解成一個個可以被達成的目標，使整個專案的所有內容可以一目了然。

    WBS 最重要的就是定義範疇（scope），如果能夠在完成所列出的 Task 後，就算是完成的這個企劃，那這個 WBS 就會是好的分拆。那很多人就會說，這不就是一般辦活動的樣子嗎？跟一般的辦活動的差異在哪裡呢？

    最大的差異化就在於細節的「具象化」。很多活動的意義一開始都是「增進大家的感情」、「讓大家有表演的舞台」等等目標，但是實際上做的又是另外一回事，導致最後的結果跟預期的差異大到不可想像，最後只能請負責人搭這個爛攤子。最重要的，就是確認每一個步驟需要完成什麼，每一個步驟都需要有「交付標的（Deliverable）」，因而能夠評估目標。

    舉例來說，今天我跟我的好麻吉想要一起辦一場「屬於大家的音樂表演」，這時問題就來了，我們要怎麼定義「屬於大家」這個目標？究竟是讓大家都表演得開心，還是要讓大家可以今情發揮自己的才能？還是要讓大家有最完美的演出？這個定義，在一開始就要被明確的訂定，並轉換為(交付標的)，這樣才算是完成一開始的分拆， 因為每一個人的定義都會不一樣，有五個人主辦就有可能會有五種意見，那究竟達成什麼樣的成果才算是「屬於大家」， WBS 就是達到 Deliveravle 的一項強大的工具。唯有先確認這些細項能夠被確定，之後的時間進程安排、工作分配、以及KPI 的設定，才能被一一決定。

    但是，很多活動為什麼還是辦不起來？

    我們都已經把所有的活動都分拆了，也都把每一個活動的目標都設定好了，我們也知道所有的 Task 需要的內容，為什麼還是不行？為什麼內容總是不符合我們當初所需的？因為 WBS 只是一個專案的開始，而不是代表整個活動已經被完善規劃，中間可能有突然加上去的小活動，因為場地的關係活動需要改變形式，這些都是不可預料的。再來，就是前面提到過對於目標的模糊，導致我們會把自己覺得好的標準與內容加入，導致最後的內容大幅改變，甚至延遲交付。這樣的問題出在一開始，就沒有專注在真正需要達成的核心目標，導致一連串的專案目標更改，而這些影響的因素，讓大家還以為規劃與實際的巨大落差，就是專案的本質。

    但實際上，完全不是這樣。一個活動確實是可以因應現實或是要求而改動，但卻不是漫無目的個改變。我們會把覺得好的東西加入現有的活動，可以整體的表現更好，卻忽略了最一開始的初衷以及最終的方向，使得活動就像無頭火車一樣跑來跑去。

專案與活動要能完整呈現，就要具象化我們所要產出的具體內容，以及我們想要達到的目標，而且這樣的要求是經過所有人的共識，所達到的結果也才會是所有人可以接受的，後續的一些規劃與進程，也才有實際的根據能夠進行，否則，一切都是空談。

對於 WBS 的使用，之後會有文章講述如何著手開始關於大專案的 WBS ，以及如何結合現今很流行的工作軟體，敬請期待之後的文章更新！