今天來介紹我曾使用過的工具 Quip，以及討論一下為什麼 Facebook、Line 等不適合拿來做討論平台。
我會使用 Quip 其實要感謝我的朋友一開始在讀書會使用這個軟體，原本都還是習慣使用 Facebook 或是 Google Doc 等服務，但是在一嘗試下驚為天人，發現他不但雜訊更少、溝通方式更方便，還能自己一需求使用溝通頻道。如果大家的工作是會產生許多文件的內容，那我非常推薦大家來使用看看。到底多好用，就讓筆者帶著大家看看！
Quip 本身就是聚焦在「溝通」的軟體，他有以下的優點：
- 快速地對特定文件做交流
- 能以個別計畫的模式管理資訊
- 像通訊軟體的快速標記、查找訊息與資料
特色ㄧ：「溝通」為核心理念
Quip 在設計時，就以能夠有最快速最直覺的方式「溝通」為設計理念，所以他在所有的文件或是專案都能快速留言與評論。而且相較於 FB 或是其他社群軟體，只要一有改動，Quip 就會馬上在他的「inbox」裡顯示改動的地方，或是有任何你創建的文件被編輯，也都會顯示出來。
特色二：任何地方都可以「評論」
在社群軟體如果發現檔案有問題，總是要在下面留言需要改動什麼，如果改動的次數偏多，那產生的結果就是不停地有新版本被上傳，讓很多人不知道到底哪個才是最終版本。它提供了即時評論的方式，讓對特定內容有問題的團員可以及時的做討論以及回饋。
特色三：方便溝通的「超連結」
他可以像 FB 一樣標記組內的任何人，快速呼叫與特定任務有關的人；也可以連結特定的專案或檔案，讓討論者可以快速的連結到特定內容或是夾帶檔案，省下了很多查找以及可能找不到檔案的問題，同時省下了為數可觀的時間。
特色四：以個別計畫的方式管理任務
他延續了像是 Google Doc 的優勢，可以把相同專案的檔案放到同一個資料夾裡，方便整個團隊的人快速查閱，也能夠自己決定哪些人可以共同編輯某些特定資料夾。雖然它不像 Google Doc 一樣可以有許多的文本編輯方式，但是他本身的設計就是以「團隊任務」的方式設計，因此反而能用更簡潔的方式呈現內容，以更直覺的方式管理整個專案。
談完了他的優點，那就來看看為什麼我在Scrum 是什麼？我們一定要用它嗎文中所說，不要再使用社群軟體來當作工作平台，到底會產生什麼缺點？
為什麼我一開始就說 FB、Line 不適合作為工作平台，原因就是：
是的，顧名思義，他就是用來交朋友、互動、看正妹的功能，本身就是為了讓彼此的資訊與意見更加流通，但是這樣也造成了「過多」的資訊出現在這上面。最常發生的就是明明是要討論報告，但是大家全部都在邊討論邊滑動態，效率怎麼可能高？再來，因為他是以交朋友為主軸，所以他就缺少了對於文件以及相關文件連結的優化，原本很直覺的東西在 FB 上使用就會像鬼打牆一樣效率不好。
在弄清楚每個工具提供給我們的核心概念後，再去使用才是最好的方式，別只依賴習慣的使用工具，等到被迫學習的時候，才開始去接觸。想一下，你省下的時間，可以讓你利用在更美好的地方，何樂而不為？
我們或許沒辦法把找到當作一個全方位的工具，讓我們能夠在一個平台上就做好所有事，但是如果有一個工具，可以耗費很低的學習成本，就省下大量的時間與增加效率，那我會推薦大家在對的地方，使用對的平台。
提供一下 Quip 下載連結：
現在也有 Quip 的桌面版，大家可以去嘗試使用看看。
如果只是小團隊，或是一些人的免費版的就非常夠用了，搭配他的離線編輯，順暢的雲端同步，可以讓團隊的溝通快速很多！所以，別再懶的使用更適合的工具，因為唯有改變，才能讓自己有更多的時間與力氣，做更好的事。
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